Pasos para preparar un presupuesto

Esta es mi interacción típica a la hora de presentar un presupuesto:

  1. Algún cliente o amigo me recomienda a un cliente que tiene interés en realizar una Web para su negocio u organización. A menudo el cliente tiene una vaga noción de lo que quiere. La mayoría de las veces no tiene prácticamente madurada la idea. 
  2. Me pongo en contacto con el cliente. A veces por email otras por teléfono. El email es más cómodo, sobre todo para los introvertidos, ya que permite una interacción más impersonal pero creo que es menos efectivo. El teléfono tiene ese componente de inmediatez que nos impide escondernos tras una frase meditada y lleva menos a equívocos que el email. Normalmente trato de averiguar por teléfono en que rango de presupuesto se mueve el cliente y cual es el alcance, al menos en líneas generales, del proyecto. Si el cliente no tiene un Informe de Diseño Web, cosa que sucede habitualmente, le explico que para preparar un presupuesto necesito conocer en profundidad el alcance del proyecto y que para lograr esto insto a mis clientes a rellenar un cuestionario de ideas y a enviármelo una vez lo tengan relleno.  
  3. A veces quedo en persona dado que la mayor parte de mis clientes son locales. A veces los clientes son reticentes a rellenar un cuestionario y relleno con ellos el cuestionario cuando los encuentro en persona. Es increíble lo difícil que es hacer escribir a la gente hoy en día. Creo que es más efectivo cuando el cuestionario es rellenado por el cliente en solitario sin que yo, aunque involuntariamente, diriga sus respuestas. 
  4. Una vez tengo el cuestionario de ideas rellenado preparo un presupuesto. La extensión del documento varía en función del dinero a ganar con el proyecto. Es decir, si el proyecto es minúsculo una factura pro-forma (sin numeración y por tanto sin validez legal) donde se especifican los puntos más importantes será suficiente. Si, el proyecto es jugoso entro en detalle. 

Lo más importante para preparar un presupuesto es saber en que rango de dinero se mueve el cliente. Hay clientes que creen que si responden 5.000 € – 10,000 € vamos a ofrecer 9,999 € y que les vamos a hacer lo mismo que si les cobraramos 2.000 €. El diseño Web es un campo como la arquitectura en el que con presupuestos muy diferentes podemos realizar un proyecto. El prespuesto marcará el uso de determinados materiales, estudios etc y por lo tanto el resultado final. Es nuestra labor educar a los clientes sobre los diferentes beneficios que un mayor presupuesto puede ofrecerles; por ejemplo: test de usabilidad, test de ordenación de tarjetas, optimización de textos para la Web, versión móvil … 

Cada vez que se queda con el cliente en persona disminuye el beneficio del proyecto. Ya que hay que contar casi tres horas entre reunión, viajes, preparación … Añadir además la ruptura de la rutina de trabajo.

Lograr capturar la visión de un cliente sobre un proyecto manteniendo un equilibrio con las horas dedicadas a ello es un arte que todavía no dominio. He cometido y cometo errores todavía pero creo que la metodología aquí expuesta es un paso hacia adelante.

220 thoughts on “Pasos para preparar un presupuesto

  1. Leo

    Comparto y realizo te diría que el 100% de lo que tu dices en este post. Lo que más me cuesta es tener un proceso bien afinado que pueda aplicarlo en todos los casos, me pasa que siempre trato de arrancar ordenado, pero siempre hay un punto en donde se me va de las manos y ahí empieza la improvisación, además creo también que hay que estar un poco preparado para esto, para en algunos momentos ceder un poco el control y luego retomarlo.
    Un caso que estoy manejando ahora lo fue resolviendo de la siguiente forma:
    1° Me llego un e-mail a través de mi sitio, de un cliente que estaba interesado en hacer su sitio, sin especificar mucho.
    2° Lo siguiente que hice fue quedar por e-mail para tener una reunion, (siempre ofrezco que pueda ser virtual para el beneficio de los dos, rara vez sucede ) quedamos en una fecha.
    3° Voy hasta el cliente, me hace esperar una hora y media para ser atendido.
    4° Tenemos una reunión de cerca de dos horas donde ellos me cuentan sus objetivos y yo les comento que solución se puede dar.
    5° Preparo un proyecto (sitio institucional de unas 6 secciones) y presupuesto de 8 hojas.
    6° El prouecto y presupuesto es aceptado. Hasta aca todo barbaro a escepción de la espera antes de la reunión.
    7° Empiezo el desarrollo y muestra las secciones. Una vez que sucede esto, parece que el cliente se inspirara y ahí empieza a ver que se pueden agregar mas y mas información, el sitio cambia, deja de ser un sitio de presentación para tener mas secciones con más cantidad de contenido (todavía a la espera que terminen de redactar todo).
    El proyecto ha cambiado y el presupuesto no, no decido subirles el precio porque acepto que ellos no tienen la intención de demorarlo o generar más trabajo para mi, sino que han visto cosas que antes no han tenido en cuenta.

    ¿La pregunta que dejo es, como resuelves tu estos casos, está bien que el proyecto cambie durante su desarrollo, cuanto esta correcto, cuanto ya es un trabajo nuevo, que puedo hacer previo a esta etapa para ir ajustando todo?

    En un proyecto que he comenzado la semana pasada me he decidido ha realizar wireframes del sitio y entregarlos y explicarlos para su aprobación. Espero que esto me ayude a acelerar las decisiones y a no tener tantas modificaciones durante el proceso de producción. Cuando lo termine te cuento mis resultados.

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  2. Sergio del Amo

    Creo que si decides no modificar la cuantía económica debes dejar claro a tu cliente que le estás haciendo un favor. Es decir que las peticiones adicionales suponen un volumen de trabajo extra que no le estas tarificando. De este modo puede llegar a poner limites a estas nuevas peticiones. Si la petición te supone un trabajo de más de medio día creo que deberías decirles sin rodeos que esos cambios suponen un incremento de coste adicional.

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